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Demande ISBN / ISSN et dépôt légal

Un numéro ISBN (International Standard Book Number / Numéro international normalisé du livre) est attribué à toutes les publications du CIUSSS du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal (CCSMTL) de cinq pages ou plus de texte, qu’elles soient imprimées ou numériques.

Lorsqu’un document est publié de façon périodique, par exemple un magazine, il se voit attribuer un numéro ISSN (International Standard Serial Number / Numéro international normalisé des publications en série).

Comment obtenir votre numéro ISBN ou ISSN et faire autoriser la diffusion de votre publication?

Ce service ne s’adresse qu’à la communauté du CIUSSS du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal (CCSMTL),
uniquement pour les documents et publications du CCSMTL.
Aucune autre demande ne sera considérée.

Tout document prêt à être publié par le CCSMTL doit être approuvé avant sa diffusion. L’équipe productrice du document doit suivre la procédure suivante :

Étape 1

Faire une demande d’attribution d’un numéro ISBN ou ISSN en complétant le formulaire approprié. Vous pouvez demander votre numéro ISBN dès que vous connaissez le titre du document.

 Formulaire ISBN
 Formulaire ISSN

Étape 2

Faire signer le formulaire par votre gestionnaire et acheminer votre demande autorisée au service des Bibliothèques du CCSMTL à l'adresse suivante :  
isbn.depot.legal.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca.

Un membre de l'équipe des Bibliothèques vous communiquera le numéro ISBN/ISSN pour cette publication dans un délai de trois jours ouvrables.

Étape 3

Vous devez maintenant envoyer le document finalisé et avant sa diffusion à piv.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca pour que le service des communications valide la conformité du document au programme d’identification visuelle (PIV).

Suivi

Une fois le document validé par l'équipe du PIV, vous devez faire parvenir à l'équipe des Bibliothèques 3 exemplaires imprimés et/ou la version pdf finale (ISBN) ou 4 exemplaires imprimés et/ou la version pdf à chaque parution (ISSN) pour sa diffusion.

Adresse de courrier interne où envoyer les exemplaires imprimés

# 01
Bibliothèque Jeunes en difficulté - Dépôt légal
1001 boulevard de Maisonneuve
5e étage local 522

Dépôt légal et conservation

L'équipe des Bibliothèques se chargera de la conservation et de l’intégration de vos productions dans le catalogue Santécom et effectuera le dépôt légal. Une copie sera également envoyée à la Gestion documentaire du CCSTML à titre d'archive organisationnelle.

Questions fréquentes

Est-ce obligatoire d'avoir un numéro ISBN pour une publication?

Il n’est pas obligatoire d’attribuer un numéro ISBN à une publication, mais cette pratique est fortement recommandée et présente plusieurs avantages (voir ci-bas la section "Pourquoi demander un numéro ISBN pour une publication du CCSMTL").

Pourquoi demander un numéro ISBN pour une publication du CCSMTL?

  • Pour renforcer la crédibilité de la publication, favoriser son repérage et accroître son référencement dans les moteurs de recherche.
  • Pour éviter la confusion entre des titres semblables, différents formats ou différentes éditions.
  • Pour enregistrer officiellement la publication auprès de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et de Bibliothèque et Archives Canada (BAC).
  • Pour que la publication ait un lien internet permanent sur le site de BAnQ et sur celui de BAC.
  • Pour que la publication apparaisse dans le catalogue de BAnQ et dans le catalogue de BAC.
  • Pour que la publication apparaisse dans la Bibliographie du Québec.
  • Pour que la publication apparaisse dans la Liste mensuelle des publications gouvernementales du Québec.
  • Pour que la publication apparaisse dans le catalogue des Bibliothèques du CCSMTL.
  • Pour que la publication entre officiellement dans la chaîne de l’édition.
  • Pour faciliter le traitement de la publication dans les milieux documentaires.
  • Pour participer à la sauvegarde du patrimoine culturel québécois et canadien pour les générations futures.

Quand ne faut-il PAS demander un numéro ISBN?

  • Lorsque la publication comprend moins que 5 pages de textes.
  • Lorsque la publication ne doit pas être mise à la disposition du public.
  • Lorsque le document est destiné à être présenté uniquement (par exemple une conférence) et non publié.
  • Lorsque la publication est un écrit académique comme un mémoire ou une thèse.
  • Lorsque la publication est un périodique (journal, revue, magazine, bulletin). Il faut alors demander un numéro ISSN pour le titre de la publication en série au complet (et non par numéro publié).

Qu'arrive-t-il si la publication est produite en collaboration avec un ou plusieurs autres établissements?

  • Un numéro ISBN fournit plusieurs informations légales sur une publication, dont l’éditeur/producteur officiel. Le CCSMTL doit donc être reconnu comme l’éditeur principal ou comme le co-éditeur principal.
  • Les autres établissements collaborateurs ou co-éditeurs peuvent être nommés. 
  • Si le CCSMTL n’est pas reconnu comme l’éditeur officiel, il faut que ce soit l’établissement officiel qui fournisse son propre numéro ISBN à la publication.

Est-ce qu'une publication peut avoir plusieurs numéros ISBN?

Oui, une publication doit avoir plusieurs numéros ISBN dans certaines situations : 
  • Lorsque la publication est disponible en plusieurs formats (imprimé, PDF, EPUB, etc.), chaque format doit avoir son propre numéro ISBN.
  • Lorsque la publication est disponible en plusieurs langues, chaque traduction doit avoir son propre numéro ISBN.
  • Lorsqu’une publication est accompagnée d’un ou plusieurs autres documents (annexes, résumé synthèse, principales recommandations, sommaire exécutif, etc.), chaque document doit avoir son propre numéro ISBN en plus de la publication principale.
  • Lorsqu’une nouvelle édition est publiée, chaque édition/version ou mise à jour doit avoir son propre numéro ISBN.

Quelles obligations viennent avec l'attribution d'un numéro ISBN?

  • Toute publication avec un numéro ISBN représente officiellement le CCSMTL. Il faut donc qu’elle ait été approuvée par le Programme d’Identification Visuelle (PIV) du CCSMTL avant sa diffusion.
  • Toute publication qui obtient un numéro ISBN doit être déposée officiellement auprès de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) ainsi qu’auprès de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Cette obligation, nommée dépôt légal, peut être faite physiquement (don d’exemplaires imprimés) ou numériquement (envoi du fichier PDF final).
  • Le numéro ISBN doit être inscrit sur ou à l’intérieur de la publication.
  • La mention du dépôt légal auprès de BAnQ et de BAC doit être inscrite sur ou à l’intérieur de la publication.
  • Lorsque le document a été déposé, il ne peut plus être modifié.

Quoi faire si la publication doit être modifiée ou supprimée AVANT d'avoir obtenu un numéro ISBN?

Vous pouvez faire toutes les modifications désirées, il n’y a aucune démarche à faire. 

Idem si la publication ne sera pas publiée finalement.

Quoi faire si la publication doit être modifiée ou supprimée APRÈS avoir obtenu un numéro ISBN mais AVANT son dépôt légal?

  • Si les modifications concernent le titre de la publication, vous devez contacter l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL qui fera les modifications nécessaires auprès de l’agence ISBN de BAnQ.
  • Pour toutes autres modifications, il n’y a aucune démarche à faire.
  • Si la publication ne sera finalement pas publiée, vous devez contacter l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL qui fera annuler le numéro ISBN auprès de l’agence ISBN de BAnQ.

Quoi faire si la publication doit être modifiée APRÈS avoir été soumise au dépôt légal?

C’est la version finale et définitive de la publication qui doit être soumise au dépôt légal. Par contre, si des modifications sont souhaitées par la suite, quelques possibilités sont offertes : 
  • Demander des corrections mineures, comme des fautes d'orthographe, qui n’impactent pas le sens du texte (voir page 10 du Guide sur l’utilisation de l’ISBN de BAnQ). 
  • Créer une nouvelle édition/version qui sera publiée avec un nouveau numéro ISBN.
  • Ajouter une annexe ou un Erratum qui sera ajouté à la publication originale.
  • Demander à ce que l’accès à la publication existante soit restreint.

Quoi faire si la publication doit être supprimée après avoir été soumise au dépôt légal?

Une publication qui a été soumise au dépôt légal doit être finale et ne peut pas être supprimée. 

Advenant une circonstance exceptionnelle, par exemple où les informations dans la publication pourraient porter préjudice à la santé ou à autrui, contactez l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL qui pourra vous guider pour monter votre dossier de demande de rétractation officielle auprès de BAnQ et de BAC. À noter que même si la demande est acceptée par l’une ou l’autre des instances, cela ne garantit pas que la réponse sera identique pour chacune.

Que veut dire l'accès restreint à une publication qui a déjà été soumise au dépôt légal?

Il est possible de restreindre l'accès à une publication même si elle a déjà été soumise au dépôt légal. 

Ce que ça signifie pour une publication imprimée : 

  • La référence (notice) de la publication sera disponible dans le catalogue de BAnQ, dans le catalogue de BAC et dans le catalogue des Bibliothèques du CCSMTL.
  • Une copie imprimée sera disponible physiquement à BAnQ, une deuxième copie sera disponible à BAC et une troisième copie sera disponible dans l’une des bibliothèques du CCSMTL. Ces trois copies seront pour consultation sur place seulement, sans possibilité d’emprunt ou de photocopie.

Ce que ça signifie pour une publication numérique : 

  • La référence (notice) de la publication sera disponible dans le catalogue de BAnQ, dans le catalogue de BAC et dans le catalogue des Bibliothèques du CCSMTL.
  • Le PDF sera disponible sur place dans les locaux de BAnQ et de BAC uniquement à partir d’un de leurs postes informatiques sécurisés. Ces copies numériques ne pourront pas être téléchargées ni imprimées et devront être lues à l’écran uniquement.
  • Une copie imprimée (ce sera à vous de la fournir) sera disponible dans l’une des bibliothèques du CCSMTL. Cette copie sera pour consultation sur place seulement sans possibilité d’emprunt ou de photocopie.

Quelle est la procédure pour restreindre l'accès à une publication?

  • Il est nécessaire d’aviser le plus rapidement possible l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL, en précisant pour quelle raison la publication doit avoir un accès restreint.
  • L’équipe des Bibliothèques du CCSMTL se chargera de faire toutes les démarches auprès de BAnQ et de BAC. 
  • Si la publication est numérique, vous devez fournir une copie imprimée à l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL.
  • Par précaution, il est pertinent de répéter l’information au moment d’envoyer la publication finale qui sera soumise au dépôt légal.

Quelle démarche faut-il réaliser pour les publications en série?

Avant la publication du premier numéro, une demande pour obtenir un numéro ISSN doit être faite auprès de l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL en complétant le formulaire ci-haut. Une publication avec un numéro ISSN répond aux mêmes obligations que les publications avec un numéro ISBN. De plus, chaque numéro publié devra être soumis au dépôt légal à chaque nouvelle parution.

Pour en savoir plus

Pour plus d’information au sujet des ISBN, ISSN et du dépôt légal, communiquez avec l'équipe des Bibliothèques du CCSMTL.

  isbn.depot.legal.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca

Dernière mise à jour: 2025-03-12