Demande ISBN / ISSN et dépôt légal

Il n’est pas obligatoire d’attribuer un numéro ISBN à une publication, mais cette pratique est fortement recommandée et présente plusieurs avantages (voir ci-bas la section "Pourquoi demander un numéro ISBN pour une publication du CCSMTL").

• Pour renforcer la crédibilité de la publication, favoriser son repérage et accroître son référencement dans les moteurs de recherche.
• Pour éviter la confusion entre des titres semblables, différents formats ou différentes éditions.
• Pour enregistrer officiellement la publication auprès de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et de Bibliothèque et Archives Canada (BAC).
• Pour que la publication ait un lien internet permanent sur le site de BAnQ et sur celui de BAC.
• Pour que la publication apparaisse dans le catalogue de BAnQ et dans le catalogue de BAC.
• Pour que la publication apparaisse dans la Bibliographie du Québec.
• Pour que la publication apparaisse dans la Liste mensuelle des publications gouvernementales du Québec.
• Pour que la publication apparaisse dans le catalogue des Bibliothèques du CCSMTL.
• Pour que la publication entre officiellement dans la chaîne de l’édition.
• Pour faciliter le traitement de la publication dans les milieux documentaires.
• Pour participer à la sauvegarde du patrimoine culturel québécois et canadien pour les générations futures.

• Lorsque la publication comprend moins que 5 pages de textes.
• Lorsque la publication ne doit pas être mise à la disposition du public.
• Lorsque le document est destiné à être présenté uniquement (par exemple une conférence) et non publié.
• Lorsque la publication est un écrit académique comme un mémoire ou une thèse.
• Lorsque la publication est un périodique (journal, revue, magazine, bulletin). Il faut alors demander un numéro ISSN pour le titre de la publication en série au complet (et non par numéro publié).

• Un numéro ISBN fournit plusieurs informations légales sur une publication, dont l’éditeur/producteur officiel. Le CCSMTL doit donc être reconnu comme l’éditeur principal ou comme le co-éditeur principal.
• Les autres établissements collaborateurs ou co-éditeurs peuvent être nommés. 
• Si le CCSMTL n’est pas reconnu comme l’éditeur officiel, il faut que ce soit l’établissement officiel qui fournisse son propre numéro ISBN à la publication.

Oui, une publication doit avoir plusieurs numéros ISBN dans certaines situations : 

• Lorsque la publication est disponible en plusieurs formats (imprimé, PDF, EPUB, etc.), chaque format doit avoir son propre numéro ISBN.
• Lorsque la publication est disponible en plusieurs langues, chaque traduction doit avoir son propre numéro ISBN.
• Lorsqu’une publication est accompagnée d’un ou plusieurs autres documents (annexes, résumé synthèse, principales recommandations, sommaire exécutif, etc.), chaque document doit avoir son propre numéro ISBN en plus de la publication principale.
• Lorsqu’une nouvelle édition est publiée, chaque édition/version ou mise à jour doit avoir son propre numéro ISBN.

• Toute publication avec un numéro ISBN représente officiellement le CCSMTL. Il faut donc qu’elle ait été approuvée par le Programme d’Identification Visuelle (PIV) du CCSMTL avant sa diffusion.
• Toute publication qui obtient un numéro ISBN doit être déposée officiellement auprès de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) ainsi qu’auprès de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Cette obligation, nommée dépôt légal, peut être faite physiquement (don d’exemplaires imprimés) ou numériquement (envoi du fichier PDF final).
• Le numéro ISBN doit être inscrit sur ou à l’intérieur de la publication.
• La mention du dépôt légal auprès de BAnQ et de BAC doit être inscrite sur ou à l’intérieur de la publication.
• Lorsque le document a été déposé, il ne peut plus être modifié.

Il faut envoyer la version finale du document à l'équipe des Bibliothèques.

• Si la publication est disponible uniquement en format imprimé : vous devez envoyer 6 exemplaires imprimés à l'équipe des Bibliothèques.
• Si la publication est disponible uniquement en format numérique : vous devez envoyer le PDF de la version finale.
• Si la publication est disponible en format imprimé et numérique : vous devez envoyer le PDF de la version finale ainsi que minimum 4 exemplaires imprimés, mais idéalement 5 pour que les Bibliothèques puissent en ajouter un dans leur collection physique.

• 2 exemplaires sont remis obligatoirement à BAnQ
• 2 exemplaires sont remis obligatoirement à BAC
• 1 exemplaire est remis à la Gestion documentaire du CCSMTL, si aucune version numérique n'est disponible
• 1 exemplaire est conservé par l'équipe des Bibliothèques dans leur collection physique et le document est intégré au catalogue Santecom
• le fichier PDF est envoyé à toutes ces instances lorsque c'est le seul format disponible

Vous pouvez faire toutes les modifications désirées, il n’y a aucune démarche à faire. 

Idem si la publication ne sera pas publiée finalement.

• Si les modifications concernent le titre de la publication, vous devez contacter l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL qui fera les modifications nécessaires auprès de l’agence ISBN de BAnQ.
• Pour toutes autres modifications, il n’y a aucune démarche à faire.
• Si la publication ne sera finalement pas publiée, vous devez contacter l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL qui fera annuler le numéro ISBN auprès de l’agence ISBN de BAnQ.

C’est la version finale et définitive de la publication qui doit être soumise au dépôt légal. Par contre, si des modifications sont souhaitées par la suite, quelques possibilités sont offertes : 

• Demander des corrections mineures, comme des fautes d'orthographe, qui n’impactent pas le sens du texte (voir page 10 du Guide sur l’utilisation de l’ISBN de BAnQ). 
• Créer une nouvelle édition/version qui sera publiée avec un nouveau numéro ISBN.
• Ajouter une annexe ou un Erratum qui sera ajouté à la publication originale.
• Demander à ce que l’accès à la publication existante soit restreint.

Une publication qui a été soumise au dépôt légal doit être finale et ne peut pas être supprimée. 

Advenant une circonstance exceptionnelle, par exemple où les informations dans la publication pourraient porter préjudice à la santé ou à autrui, contactez l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL qui pourra vous guider pour monter votre dossier de demande de rétractation officielle auprès de BAnQ et de BAC. À noter que même si la demande est acceptée par l’une ou l’autre des instances, cela ne garantit pas que la réponse sera identique pour chacune.

Il est possible de restreindre l'accès à une publication même si elle a déjà été soumise au dépôt légal. 

Ce que ça signifie pour une publication imprimée : 

• La référence (notice) de la publication sera disponible dans le catalogue de BAnQ, dans le catalogue de BAC et dans le catalogue des Bibliothèques du CCSMTL.
• Une copie imprimée sera disponible physiquement à BAnQ, une deuxième copie sera disponible à BAC et une troisième copie sera disponible dans l’une des bibliothèques du CCSMTL. Ces trois copies seront pour consultation sur place seulement, sans possibilité d’emprunt ou de photocopie.

Ce que ça signifie pour une publication numérique : 

• La référence (notice) de la publication sera disponible dans le catalogue de BAnQ, dans le catalogue de BAC et dans le catalogue des Bibliothèques du CCSMTL.
• Le PDF sera disponible sur place dans les locaux de BAnQ et de BAC uniquement à partir d’un de leurs postes informatiques sécurisés. Ces copies numériques ne pourront pas être téléchargées ni imprimées et devront être lues à l’écran uniquement.
• Une copie imprimée (ce sera à vous de la fournir) sera disponible dans l’une des bibliothèques du CCSMTL. Cette copie sera pour consultation sur place seulement sans possibilité d’emprunt ou de photocopie.

• Il est nécessaire d’aviser le plus rapidement possible l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL, en précisant pour quelle raison la publication doit avoir un accès restreint.
• L’équipe des Bibliothèques du CCSMTL se chargera de faire toutes les démarches auprès de BAnQ et de BAC. 
• Si la publication est numérique, vous devez fournir une copie imprimée à l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL.
• Par précaution, il est pertinent de répéter l’information au moment d’envoyer la publication finale qui sera soumise au dépôt légal.

Avant la publication du premier numéro, une demande pour obtenir un numéro ISSN doit être faite auprès de l’équipe des Bibliothèques du CCSMTL en complétant le formulaire ci-haut. Une publication avec un numéro ISSN répond aux mêmes obligations que les publications avec un numéro ISBN. De plus, chaque numéro publié devra être soumis au dépôt légal à chaque nouvelle parution.

Non. Pour le droit d’auteur, vous devez contacter l’Office de la propriété intellectuelle du Canada. Le droit d’auteur est réglementé par la Loi sur le droit d’auteur.

• BAC – À propos des ISSN
• BAC – À propos du dépôt légal
• BAC – Dépôt de publications imprimées
• BAC – Dépôt de publications numériques
• BAnQ – Agence ISBN
• BAnQ – Dépôt légal des publications analogiques 
• BAnQ – Dépôt légal des publications numériques
• BAnQ – Foire aux questions Service aux éditeurs
• BAnQ – Guide du dépôt légal des publications numériques
• BAnQ – Guide pour effectuer le dépôt légal d’un document imprimé 
• BAnQ – Guide sur l’utilisation de l’ISBN
• Copibec – Comment faire un dépôt légal